2e herinnering factuur: zo vraagt u vriendelijk om betaling
Is een factuur na uw eerste herinnering nog niet betaald? Dan kunt u een tweede herinnering sturen. Daarmee maakt u duidelijk dat de betaling nog openstaat en vraagt u de klant om het bedrag alsnog binnen een redelijke termijn te voldoen. Een duidelijke, zakelijke toon helpt om de relatie goed te houden én voorkomt misverstanden.
Wanneer stuurt u een tweede herinnering?
Stuur een tweede herinnering nadat de betalingstermijn van uw eerste herinnering is verstreken. Controleer vooraf uw administratie: misschien is de betaling onderweg of is de factuur inmiddels voldaan. Vermeld in uw bericht de oorspronkelijke factuurdatum, het factuurnummer, het openstaande bedrag en de nieuwe uiterste betaaldatum.
Houd de toon beleefd, maar maak ook duidelijk wat u verwacht. Heeft de klant een probleem met de factuur of lukt het niet om op tijd te betalen? Nodig de klant dan uit om contact op te nemen.
Wat zet u in een tweede herinnering?
- De naam van de klant en uw bedrijfsgegevens
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- Het openstaande bedrag
- De oorspronkelijke vervaldatum
- Een duidelijke nieuwe betaaldatum
- Uw rekeningnummer en eventuele betalingskenmerken
- Uw contactgegevens voor vragen of opmerkingen
Voorbeeldtekst voor een tweede herinnering
Onderwerp: Tweede herinnering – factuur [factuurnummer]
Geachte heer/mevrouw [achternaam],
Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [datum] nog open. Het gaat om een bedrag van € [bedrag]. De oorspronkelijke betalingstermijn is inmiddels verstreken. Mogelijk is uw betaling inmiddels onderweg; in dat geval kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag uiterlijk op [datum] over te maken naar [rekeningnummer], onder vermelding van [betalingskenmerk].
Heeft u de factuur al betaald, klopt er iets niet of wilt u overleggen? Neem dan contact met ons op via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Bedrijfsnaam]
[Contactgegevens]
Mag u extra kosten rekenen?
Wees voorzichtig met het toevoegen van rente of incassokosten. Voor zakelijke klanten kunnen de afspraken in het contract of de algemene voorwaarden van belang zijn. Voor particuliere klanten gelden wettelijke regels. In het bijzonder moet een consument doorgaans eerst een correcte kosteloze aanmaning ontvangen met een termijn van 14 dagen om alsnog te betalen voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Een tweede herinnering vervangt die aanmaning niet automatisch.
Controleer daarom of de juiste procedure is gevolgd voordat u extra kosten vermeldt of berekent. Bij twijfel is het verstandig juridisch advies in te winnen.
Tips voor een effectieve herinnering
- Gebruik een heldere onderwerpregel, bijvoorbeeld “Tweede herinnering – factuur 2025-014”.
- Houd het bericht kort en feitelijk.
- Geef een concrete betaaldatum in plaats van alleen “zo snel mogelijk”.
- Controleer het bedrag en de betaalgegevens voordat u de herinnering verstuurt.
- Bewaar een kopie van uw bericht en noteer wanneer u het heeft verzonden.
Een goede tweede herinnering is duidelijk, beleefd en volledig. Zo geeft u uw klant de gelegenheid om de betaling in orde te maken en legt u tegelijk zorgvuldig vast welke stappen u heeft genomen.
9 veelgestelde vragen over de tweede betalingsherinnering voor een factuur
- Wanneer stuur ik een tweede herinnering voor een factuur?
- Wat moet er in een tweede betalingsherinnering staan?
- Hoe lang geef ik de klant om na de tweede herinnering te betalen?
- Mag ik incassokosten rekenen na een tweede herinnering?
- Moet een tweede herinnering verplicht per brief worden verstuurd?
- Wat doe ik als de klant niet reageert op de tweede herinnering?
- Hoe formuleer ik een tweede herinnering vriendelijk maar duidelijk?
- Wat doe ik als de klant zegt de factuur al te hebben betaald?
- Is een tweede herinnering hetzelfde als een aanmaning?
Wanneer stuur ik een tweede herinnering voor een factuur?
U stuurt een tweede herinnering wanneer de betalingstermijn van uw eerste herinnering is verstreken en de factuur volgens uw administratie nog openstaat. Controleer vooraf of de betaling misschien al onderweg is. Vermeld in de herinnering het factuurnummer, het openstaande bedrag en een duidelijke nieuwe betaaldatum, en vraag de klant vriendelijk om contact op te nemen als er iets niet klopt of betalen niet lukt.
Wat moet er in een tweede betalingsherinnering staan?
In een tweede betalingsherinnering vermeldt u duidelijk om welke factuur het gaat, met het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag. Herhaal de oorspronkelijke vervaldatum en geef een concrete nieuwe betaaldatum, plus uw rekeningnummer en het betalingskenmerk. Houd de toon vriendelijk maar zakelijk en vraag de klant contact op te nemen als de factuur al is betaald, niet klopt of als er vragen zijn. Voeg niet zomaar rente of incassokosten toe: daarvoor gelden wettelijke regels en voorwaarden.
Hoe lang geef ik de klant om na de tweede herinnering te betalen?
Na een tweede herinnering kunt u de klant bijvoorbeeld 7 tot 14 dagen geven om te betalen. Vermeld altijd een concrete uiterste betaaldatum en houd rekening met eventuele afspraken in uw overeenkomst of algemene voorwaarden. Gaat het om een particuliere klant en wilt u daarna incassokosten rekenen, dan moet u eerst voldoen aan de wettelijke regels voor de kosteloze aanmaning, waaronder doorgaans een betalingstermijn van 14 dagen. Een tweede herinnering vervangt die aanmaning niet automatisch.
Mag ik incassokosten rekenen na een tweede herinnering?
Dat hangt af van uw klant. Bij een consument mag u incassokosten doorgaans pas rekenen nadat de betalingstermijn is verstreken én u een correcte kosteloze aanmaning hebt gestuurd met minimaal 14 dagen om alsnog te betalen; die termijn begint de dag na ontvangst van de aanmaning. Een tweede herinnering telt alleen als die aan de wettelijke eisen voldoet. Bij zakelijke klanten gelden andere regels en kunnen afspraken in het contract of uw algemene voorwaarden van belang zijn. Controleer daarom eerst of aan alle voorwaarden is voldaan voordat u incassokosten toevoegt.
Moet een tweede herinnering verplicht per brief worden verstuurd?
Nee, een tweede herinnering hoeft meestal niet per brief te worden verstuurd. U kunt deze ook per e-mail of via een ander afgesproken communicatiekanaal sturen, zolang u de klant duidelijk informeert en kunt aantonen dat u de herinnering heeft verzonden. Controleer wel of er contractuele afspraken of specifieke wettelijke regels gelden voor uw situatie. Bij particuliere klanten gelden bijvoorbeeld aparte regels voordat u incassokosten in rekening mag brengen; een tweede herinnering per e-mail vervangt niet automatisch de vereiste aanmaning.
Wat doe ik als de klant niet reageert op de tweede herinnering?
Reageert de klant niet op uw tweede herinnering en blijft de factuur onbetaald? Controleer eerst of uw herinnering is aangekomen en of de betaalgegevens kloppen. Neem daarna eventueel telefonisch contact op om te vragen of er een reden is voor de vertraging en maak duidelijke afspraken over betaling. Blijft een reactie of betaling uit, stuur dan een formele aanmaning en volg de wettelijke regels, zeker wanneer het om een consument gaat. Als betaling uitblijft, kunt u overwegen een incassodienstverlener in te schakelen.
Hoe formuleer ik een tweede herinnering vriendelijk maar duidelijk?
Formuleer uw tweede herinnering vriendelijk en zakelijk: verwijs naar de eerdere herinnering, noem het factuurnummer, het openstaande bedrag en de verstreken betaaldatum. Vraag de klant vervolgens om het bedrag vóór een concrete datum te betalen. U kunt bijvoorbeeld schrijven: “Volgens onze administratie staat factuur [nummer] nog open. Mogelijk is uw betaling inmiddels onderweg. Wilt u het openstaande bedrag uiterlijk [datum] voldoen? Heeft u vragen of is er iets niet in orde, neem dan gerust contact met ons op.”
Wat doe ik als de klant zegt de factuur al te hebben betaald?
Controleer eerst uw bankrekening en administratie om te zien of de betaling is ontvangen of mogelijk nog wordt verwerkt. Vraag de klant zo nodig om een betalingsbewijs, met daarop de datum, het bedrag en het rekeningnummer waarnaar is betaald. Is het bedrag inmiddels bijgeschreven, werk dan uw administratie bij en laat de klant weten dat de factuur is voldaan. Kunt u de betaling niet terugvinden, controleer dan samen de betaalgegevens en het factuurnummer voordat u verdere stappen onderneemt.
Is een tweede herinnering hetzelfde als een aanmaning?
Nee, een tweede herinnering is niet automatisch hetzelfde als een aanmaning. Een herinnering is meestal een vriendelijk verzoek om een openstaande factuur alsnog te betalen. Een aanmaning is formeler en vermeldt doorgaans een duidelijke uiterste betaaldatum en de mogelijke gevolgen als betaling uitblijft. Bij consumenten moet een aanmaning die incassokosten aankondigt bovendien voldoen aan wettelijke eisen, waaronder meestal een betalingstermijn van 14 dagen. De naam van het bericht is niet doorslaggevend: vooral de inhoud en de gevolgde procedure bepalen of het als aanmaning geldt.