Tweede betalingsherinnering: zo pak je het zorgvuldig aan

Een klant heeft een factuur nog niet betaald, ook niet nadat je een eerste betalingsherinnering hebt gestuurd. Dan kan een tweede betalingsherinnering helpen om de betaling alsnog onder de aandacht te brengen. Met een duidelijke, vriendelijke boodschap geef je de klant de kans om te betalen of eventuele vragen te bespreken.

Wat is een tweede betalingsherinnering?

Een tweede betalingsherinnering is een opvolging van een eerdere herinnering voor een factuur die nog openstaat. Je vermeldt opnieuw om welke factuur het gaat, welk bedrag nog betaald moet worden en wanneer je de betaling verwacht. De toon mag iets nadrukkelijker zijn dan bij de eerste herinnering, maar blijft professioneel en respectvol.

Er is niet voor iedere situatie een wettelijk verplichte reeks van precies twee herinneringen. De afspraken in je algemene voorwaarden en de regels voor het type klant zijn wel van belang.

Wat zet je in de herinnering?

Maak het de ontvanger makkelijk om de factuur terug te vinden en te betalen. Vermeld in ieder geval:

• het factuurnummer en de factuurdatum;
• het openstaande bedrag;
• de oorspronkelijke vervaldatum;
• de betaalgegevens en een eventuele betaallink;
• een duidelijke nieuwe betaaltermijn;
• je contactgegevens voor vragen of als de betaling al is gedaan.

Controleer voordat je de herinnering verstuurt of de betaling mogelijk al onderweg is. Een actuele administratie voorkomt onnodige berichten en misverstanden.

Wanneer mag je extra kosten rekenen?

Een tweede herinnering betekent niet automatisch dat je incassokosten mag toevoegen. Bij consumenten gelden specifieke regels. Voordat je incassokosten in rekening brengt, moet je doorgaans eerst een correcte kosteloze aanmaning sturen waarin de consument minimaal veertien dagen krijgt om alsnog te betalen. De wettelijke eisen aan die aanmaning zijn belangrijk.

Voor zakelijke klanten kunnen andere afspraken gelden, bijvoorbeeld in de overeenkomst of algemene voorwaarden. Controleer die afspraken en de toepasselijke regels voordat je rente of kosten opvoert. Vermeld geen kosten als daar geen geldige grondslag voor is.

Voorbeeldtekst voor een tweede betalingsherinnering

Onderwerp: Tweede betalingsherinnering – factuur [factuurnummer]

Geachte [naam],

Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [datum] nog open. Het gaat om een bedrag van € [bedrag]. De betalingstermijn is verstreken op [vervaldatum].

Is de betaling inmiddels gedaan? Dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen. Zo niet, dan verzoeken we je vriendelijk het openstaande bedrag uiterlijk op [datum] over te maken naar [rekeningnummer], onder vermelding van [betalingskenmerk].

Heb je de factuur al betaald, vragen over het bedrag of lukt het niet om op tijd te betalen? Neem dan contact met ons op via [e-mailadres] of [telefoonnummer]. We denken graag mee.

Met vriendelijke groet,

[Bedrijfsnaam]

Houd de communicatie duidelijk en klantvriendelijk

Een openstaande factuur hoeft niet meteen te betekenen dat een klant niet wil betalen. Soms is een factuur over het hoofd gezien, ontbreekt er informatie of is er sprake van tijdelijke betalingsproblemen. Een heldere herinnering en een laagdrempelige mogelijkheid om contact op te nemen kunnen helpen om de kwestie snel op te lossen.

Leg vast wanneer je herinneringen verstuurt en bewaar kopieën van je berichten. Zo houd je overzicht en kun je, als dat nodig is, aantonen welke stappen zijn gezet.

 

Veelgestelde vragen over de tweede betalingsherinnering

1. Wat komt er na een herinnering?
2. Hoe vaak moet je een betalingsherinnering sturen?
3. Hoe vaak mag je een betalingsherinnering sturen?
4. Wat gebeurt er na een tweede aanmaning?
5. Hoeveel tijd zit er tussen de eerste en tweede herinnering?
6. Hoeveel tijd tussen eerste en tweede herinnering?
7. Wat is een tweede herinnering voor een factuur?
8. Hoeveel herinneringskosten mag je aanrekenen?

Wat komt er na een herinnering?

Na een betalingsherinnering krijgt de klant meestal nog de kans om de factuur binnen een duidelijke termijn te betalen. Blijft betaling uit, dan kun je een formele aanmaning sturen en daarna eventueel een incassotraject starten. Bij consumenten moet je vóór het rekenen van incassokosten doorgaans eerst een correcte aanmaning sturen met minimaal 14 dagen om kosteloos te betalen. Voor zakelijke klanten kunnen andere afspraken gelden; controleer daarom je overeenkomst en de toepasselijke regels.

Hoe vaak moet je een betalingsherinnering sturen?

Er is geen vast aantal betalingsherinneringen dat je moet sturen. Vaak volgt na de eerste herinnering één tweede herinnering, maar je kunt zelf een passende aanpak kiezen. Geef de klant daarbij een duidelijke betaaltermijn en houd rekening met de regels die gelden voor jouw situatie. Wil je incassokosten rekenen aan een consument, dan moet je doorgaans eerst een correcte kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van minimaal veertien dagen.

Hoe vaak mag je een betalingsherinnering sturen?

Er is geen wettelijk maximum voor het aantal betalingsherinneringen dat je mag sturen. Je kunt een klant dus meerdere keren herinneren, zolang je dat redelijk en professioneel doet. Wil je incassokosten rekenen aan een consument, dan moet je wel eerst een correcte kosteloze aanmaning sturen met een termijn van minimaal 14 dagen om alsnog te betalen. Die aanmaning moet aan wettelijke eisen voldoen; alleen meerdere herinneringen sturen vervangt deze stap niet.

Wat gebeurt er na een tweede aanmaning?

Als een factuur na de tweede aanmaning nog niet is betaald, kan de schuldeiser verdere stappen nemen. Vaak volgt eerst een laatste betaalverzoek met een duidelijke termijn. Bij consumenten moet vóór het rekenen van incassokosten doorgaans een correcte kosteloze aanmaning worden verstuurd met minimaal 14 dagen om alsnog te betalen. Blijft betaling uit, dan kan de vordering worden overgedragen aan een incassobureau of, uiteindelijk, via de rechter worden opgeëist. Welke stappen en kosten mogelijk zijn, hangt af van de situatie en de gemaakte afspraken.

Hoeveel tijd zit er tussen de eerste en tweede herinnering?

Er is geen vaste wettelijke termijn voor de periode tussen een eerste en tweede betalingsherinnering. Vaak sturen bedrijven de tweede herinnering enkele dagen tot twee weken na de eerste, afhankelijk van de afgesproken betalingstermijn en hun eigen beleid. Geef de klant in ieder geval voldoende tijd om de eerste herinnering te ontvangen en de betaling te verwerken. Gaat het om een consument en wil je incassokosten rekenen, dan gelden aparte regels: na een correcte aanmaning moet de consument doorgaans minimaal 14 dagen krijgen om kosteloos te betalen.

Hoeveel tijd tussen eerste en tweede herinnering?

Er is geen vaste wettelijke termijn voor de tijd tussen een eerste en tweede betalingsherinnering. In de praktijk kun je ongeveer 7 tot 14 dagen wachten, afhankelijk van de oorspronkelijke betaaltermijn en je afspraken met de klant. Geef in de tweede herinnering duidelijk aan om welke factuur het gaat en binnen welke nieuwe termijn je betaling verwacht. Gaat het om een consument en wil je incassokosten rekenen, dan gelden aparte wettelijke regels: stuur eerst een correcte aanmaning met minimaal 14 dagen om kosteloos te betalen.

Wat is een tweede herinnering voor een factuur?

Een tweede betalingsherinnering is een bericht dat je stuurt wanneer een factuur na de eerste herinnering nog niet is betaald. Je vermeldt opnieuw het factuurnummer, het openstaande bedrag en de betaalgegevens, en geeft aan voor welke datum je de betaling graag ontvangt. Houd de toon duidelijk en professioneel, en nodig de klant uit om contact op te nemen bij vragen of als de betaling inmiddels is gedaan.

Hoeveel herinneringskosten mag je aanrekenen?

Er bestaat geen vast wettelijk tarief voor herinneringskosten. Aan consumenten kun je niet zomaar extra kosten rekenen omdat je een betalingsherinnering stuurt: incassokosten mogen doorgaans pas worden gevraagd nadat je een correcte aanmaning hebt gestuurd met een betaaltermijn van minimaal 14 dagen. Voor zakelijke klanten kunnen eventuele kosten afhangen van de gemaakte afspraken en algemene voorwaarden. Vermeld kosten daarom alleen als je daar een geldige grondslag voor hebt; de wettelijke incassokostenregels kunnen per situatie verschillen.