Betalingsherinnering of aanmaning: wat is het verschil?

Een factuur is verstuurd, de betalingstermijn is voorbij en het bedrag staat nog open. Dan kunt u de klant een betalingsherinnering sturen. Blijft betaling daarna uit, dan kan een aanmaning volgen. De termen worden soms door elkaar gebruikt, maar meestal is er een verschil in toon en doel. In dit artikel leest u wat u kunt opnemen in een betalingsherinnering of aanmaning en waar u op moet letten.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is doorgaans een vriendelijke melding dat een factuur nog niet is betaald. Mogelijk is de betaling vergeten of heeft de klant de factuur niet ontvangen. De herinnering is bedoeld om de klant de kans te geven het openstaande bedrag alsnog te voldoen, zonder meteen een formele of dreigende toon aan te slaan.

Vermeld in een betalingsherinnering in elk geval:

• het factuurnummer en de factuurdatum;
• het openstaande bedrag;
• de oorspronkelijke betaaldatum;
• hoe en naar welk rekeningnummer de klant kan betalen;
• een nieuwe, redelijke betaaldatum;
• contactgegevens voor vragen of als de klant al heeft betaald.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is meestal een nadrukkelijker verzoek om een achterstallige factuur te betalen. Daarin staat duidelijk welk bedrag nog openstaat en binnen welke termijn betaling wordt verwacht. Een aanmaning kan ook waarschuwen voor mogelijke vervolgstappen als betaling uitblijft.

De woorden betalingsherinnering en aanmaning hebben op zichzelf geen vaste juridische betekenis. Wat juridisch telt, hangt onder meer af van de omstandigheden, de gemaakte afspraken en de inhoud van de brief. Een aanmaning is dus niet automatisch hetzelfde als een formele ingebrekestelling.

Wanneer stuurt u een betalingsherinnering of aanmaning?

Controleer eerst of de factuur correct is, of deze op het juiste adres is bezorgd en of er geen betaling onderweg is. Is de afgesproken betalingstermijn verstreken, dan kunt u beginnen met een vriendelijke herinnering. Reageert de klant niet, stuur dan eventueel een duidelijkere aanmaning met een concrete uiterste betaaldatum.

Welke stappen nodig zijn om een klant juridisch in verzuim te laten raken, hangt af van de situatie en de afspraken. Bij een afgesproken uiterste betaaldatum kan verzuim onder omstandigheden intreden zodra die datum is verstreken. In andere gevallen kan een ingebrekestelling nodig zijn. Controleer daarom de overeenkomst en de toepasselijke voorwaarden voordat u vervolgstappen zet.

Let op bij incassokosten voor consumenten

Wilt u incassokosten in rekening brengen bij een consument, dan gelden wettelijke regels. In veel gevallen moet de consument eerst een correcte kosteloze aanmaning ontvangen waarin een termijn van veertien dagen wordt gegeven om alsnog te betalen. In de brief moet ook duidelijk staan welke incassokosten verschuldigd kunnen worden als betaling uitblijft. De wettelijke termijn begint in beginsel op de dag na ontvangst van de brief.

De regels voor zakelijke klanten kunnen anders uitpakken. Ook de overeenkomst en algemene voorwaarden kunnen van belang zijn. Breng daarom niet zomaar incassokosten in rekening en controleer vooraf of aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

Voorbeeld van een vriendelijke betalingsherinnering

Onderwerp: Herinnering openstaande factuur [factuurnummer]

Beste [naam],

Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [datum], ter hoogte van [bedrag], nog open. De betalingstermijn is verstreken. Mogelijk is de betaling aan uw aandacht ontsnapt.

Wilt u het bedrag uiterlijk op [datum] overmaken naar [IBAN] onder vermelding van [betalingskenmerk]? Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Heeft u vragen over de factuur? Neem dan gerust contact met ons op via [contactgegevens].

Met vriendelijke groet,
[Bedrijfsnaam]

Zo houdt u het betalingsproces helder

• Vermeld altijd het juiste factuurnummer en bedrag.
• Houd de toon beleefd en professioneel, ook bij een tweede bericht.
• Geef een duidelijke betaaldatum en betaalinstructies.
• Leg vast wanneer en via welk kanaal u berichten verstuurt.
• Controleer betalingen voordat u een vervolgstap zet.
• Beoordeel bij consumenten zorgvuldig of aan de regels voor incassokosten is voldaan.

Samengevat

Een betalingsherinnering is meestal een vriendelijke eerste stap na het verstrijken van de betalingstermijn. Een aanmaning is doorgaans dringender en noemt een duidelijke uiterste betaaldatum. De benaming alleen bepaalt echter niet wat de juridische gevolgen zijn. Kijk daarom naar de afspraken, de inhoud van uw bericht en de regels die voor uw klant gelden.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een juridisch deskundige.

 

Veelgestelde Vragen over Betalingsherinneringen en Aanmaningen

1. Hoeveel tijd zit er tussen herinnering en aanmaning?
2. Hoeveel tijd zit er tussen betalingsherinneringen?
3. Hoe werkt een betalingsherinnering?
4. Hoeveel dagen voor betalingsherinnering?
5. Wat is een leuke tekst voor een betalingsherinnering?
6. Hoe lang tussen herinnering en aanmaning?

Hoeveel tijd zit er tussen herinnering en aanmaning?

Er is geen vaste wettelijke termijn tussen een betalingsherinnering en een aanmaning. Vaak geeft een bedrijf na de herinnering nog 7 tot 14 dagen om te betalen voordat het een aanmaning verstuurt; de afgesproken betalingstermijn en de omstandigheden kunnen daarbij meespelen. Wilt u incassokosten aan een consument in rekening brengen, dan moet u in veel gevallen eerst een correcte kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van 14 dagen. Die termijn is iets anders dan de periode tussen een eerste herinnering en een aanmaning.

Hoeveel tijd zit er tussen betalingsherinneringen?

Er is geen vaste wettelijke termijn voor de tijd tussen betalingsherinneringen. In de praktijk kunt u na de eerste herinnering ongeveer 7 tot 14 dagen wachten voordat u opnieuw contact opneemt, met een duidelijke nieuwe betaaldatum. Gaat het om een consument en wilt u incassokosten in rekening brengen, dan moet u doorgaans eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betalingstermijn van 14 dagen; daarvoor gelden specifieke wettelijke regels.

Hoe werkt een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een bericht waarin u een klant vriendelijk laat weten dat een factuur nog niet is betaald. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en uw betaalgegevens. Geef ook een nieuwe, duidelijke betaaldatum en nodig de klant uit om contact op te nemen bij vragen of als de betaling al is gedaan. Verstuur de herinnering nadat de betalingstermijn is verstreken en controleer vóór een eventuele vervolgstap of de betaling inmiddels is ontvangen.

Hoeveel dagen voor betalingsherinnering?

Er is geen wettelijk vast aantal dagen waarop u een betalingsherinnering moet sturen. Meestal verstuurt u die kort nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken, bijvoorbeeld binnen enkele dagen. Geef de klant vervolgens een duidelijke, redelijke termijn om alsnog te betalen. Wilt u incassokosten aan een consument in rekening brengen, dan gelden aparte regels: doorgaans moet u eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen.

Wat is een leuke tekst voor een betalingsherinnering?

Een leuke betalingsherinnering is vriendelijk, persoonlijk en duidelijk, zonder verwijtende toon. Bijvoorbeeld: “Beste [naam], misschien is deze factuur aan je aandacht ontsnapt. Factuur [nummer] van [datum] staat nog open. Wil je het bedrag van [bedrag] vóór [datum] overmaken? Heb je inmiddels betaald, dan mag je dit bericht natuurlijk negeren. Alvast bedankt!” Voeg de betaalgegevens toe en bied aan contact op te nemen bij vragen.

Hoe lang tussen herinnering en aanmaning?

Er is geen vaste wettelijke termijn voor de periode tussen een betalingsherinnering en een aanmaning. In de praktijk geven bedrijven na een vriendelijke herinnering vaak 7 tot 14 dagen om alsnog te betalen voordat zij een aanmaning sturen. Vermeld steeds een duidelijke uiterste betaaldatum en houd rekening met de afspraken met uw klant. Gaat het om een consument en wilt u incassokosten rekenen, dan moet de aanmaning doorgaans een kosteloze betaaltermijn van 14 dagen bieden; aan deze brief gelden specifieke wettelijke eisen.