Wat doet een Exact consultant?

Een Exact consultant helpt organisaties om hun bedrijfssoftware van Exact goed in te richten, te gebruiken en verder te ontwikkelen. Denk aan oplossingen voor boekhouding, financiën, voorraadbeheer, projectadministratie en bedrijfsprocessen. De consultant verbindt de mogelijkheden van de software met de dagelijkse praktijk van een organisatie.

De rol van een Exact consultant

Geen twee organisaties werken op precies dezelfde manier. Een Exact consultant brengt daarom eerst in kaart hoe processen verlopen en waar knelpunten zitten. Daarna adviseert de consultant over een passende inrichting van de software en begeleidt die de invoering of verbetering ervan.

Afhankelijk van de opdracht kan een Exact consultant onder meer helpen met:

• het analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen;
• het inrichten van Exact-software en gebruikersrollen;
• het overzetten of controleren van gegevens;
• het koppelen van Exact aan andere systemen;
• het opstellen van rapportages en dashboards;
• het trainen en ondersteunen van medewerkers;
• het oplossen van vragen of problemen na de ingebruikname.

Wanneer is een Exact consultant nuttig?

Een consultant kan ondersteuning bieden bij de overstap naar Exact, maar ook wanneer een organisatie de software al langer gebruikt. Bijvoorbeeld als medewerkers veel handmatige stappen uitvoeren, rapportages niet aansluiten op de informatiebehoefte of verschillende systemen niet goed samenwerken.

Ook bij veranderingen binnen een bedrijf kan advies waardevol zijn. Denk aan groei, een nieuwe administratie, gewijzigde processen of de uitbreiding naar meerdere vestigingen. Een consultant kan helpen om de inrichting daarop af te stemmen en te voorkomen dat bestaande werkwijzen onnodig ingewikkeld worden overgezet.

Wat levert de samenwerking op?

Een goede inrichting kan zorgen voor overzichtelijkere processen en betrouwbaardere informatie. Wanneer gegevens op de juiste plek worden vastgelegd en systemen goed op elkaar aansluiten, hoeven medewerkers minder werk dubbel te doen. Dat kan tijd besparen en het makkelijker maken om financiële en operationele resultaten te volgen.

De uiteindelijke opbrengst hangt af van de situatie, de gekozen oplossing en de manier waarop medewerkers ermee werken. Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijke doelen te bepalen, zoals een kortere verwerkingstijd, betere rapportages of meer inzicht in de voorraad.

Hoe kiest u de juiste Exact consultant?

Een geschikte consultant beschikt niet alleen over kennis van de software, maar begrijpt ook de processen waarvoor die wordt ingezet. Let bij de keuze op ervaring met vergelijkbare organisaties en vraag hoe de consultant de opdracht aanpakt.

• Branche-ervaring: kent de consultant de processen en regelgeving die voor uw organisatie relevant zijn?
• Passende productkennis: sluit de ervaring aan bij de Exact-oplossing en modules die u gebruikt?
• Duidelijke aanpak: zijn de stappen, planning en verantwoordelijkheden vooraf helder?
• Kennisoverdracht: leren medewerkers zelfstandig met de oplossing werken?
• Ondersteuning achteraf: is er hulp beschikbaar na de inrichting of implementatie?
• Transparante kosten: is duidelijk hoe het tarief wordt berekend en wat binnen de opdracht valt?

Een goede voorbereiding

Een opdracht verloopt meestal soepeler wanneer vooraf duidelijk is wat de organisatie wil verbeteren. Breng daarom de belangrijkste knelpunten, gewenste resultaten en betrokken medewerkers in kaart. Verzamel ook informatie over bestaande systemen, gegevens en werkwijzen.

Een Exact consultant kan vervolgens helpen om de mogelijkheden te beoordelen en een haalbare aanpak te bepalen. Zo wordt de software niet alleen technisch ingericht, maar sluit deze ook aan op de manier waarop de organisatie daadwerkelijk werkt.

Conclusie

Een Exact consultant ondersteunt organisaties bij het kiezen, inrichten en verbeteren van Exact-software. De meeste waarde ontstaat wanneer de consultant softwarekennis combineert met inzicht in bedrijfsprocessen en aandacht voor de mensen die ermee werken. Met duidelijke doelen en een passende aanpak kan Exact beter aansluiten op de dagelijkse werkzaamheden en de informatiebehoefte van de organisatie.

 

9 Tips voor het Kiezen van de Juiste Exact-Consultant

1. Kies een Exact-consultant met ervaring in jouw sector.
2. Controleer kennis van Exact Online of Exact Globe.
3. Vraag naar relevante certificeringen.
4. Bespreek vooraf je doelen en knelpunten.
5. Vraag om concrete referenties en resultaten.
6. Maak afspraken over planning en tarieven.
7. Begin met een duidelijk afgebakend project.
8. Zorg voor goede kennisoverdracht aan je team.
9. Evalueer de samenwerking na elke projectfase.

Kies een Exact-consultant met ervaring in jouw sector.

Kies een Exact-consultant met ervaring in jouw sector. Die kent de processen, uitdagingen en eventuele regelgeving die bij jouw branche horen en kan de inrichting van Exact daarop afstemmen. Zo krijg je advies dat aansluit op de dagelijkse praktijk van je organisatie en voorkom je oplossingen die in theorie werken, maar niet goed passen bij jouw manier van werken.

Controleer kennis van Exact Online of Exact Globe.

Controleer of de Exact consultant ervaring heeft met de specifieke software die uw organisatie gebruikt, zoals Exact Online of Exact Globe. De oplossingen verschillen in mogelijkheden en werkwijze; kennis van het juiste pakket helpt de consultant om uw processen beter te begrijpen en de inrichting passend af te stemmen. Vraag bijvoorbeeld naar vergelijkbare opdrachten en relevante ervaring met de modules die voor uw organisatie belangrijk zijn.

Vraag naar relevante certificeringen.

Vraag een Exact consultant naar relevante certificeringen en opleidingen. Die kunnen inzicht geven in de kennis van specifieke Exact-oplossingen en modules. Controleer ook of de expertise aansluit bij uw situatie, bijvoorbeeld uw branche, bedrijfsprocessen en gewenste koppelingen. Certificeringen zijn een nuttige aanwijzing, maar bespreek daarnaast ook praktijkervaring en vergelijkbare opdrachten.

Bespreek vooraf je doelen en knelpunten.

Bespreek vooraf duidelijk je doelen en knelpunten met de Exact consultant. Vertel welke processen je wilt verbeteren, waar medewerkers tegenaan lopen en welk resultaat je verwacht. Zo kan de consultant gericht adviseren en een oplossing voorstellen die aansluit bij de behoeften van je organisatie.

Vraag om concrete referenties en resultaten.

Vraag een Exact consultant om concrete referenties en resultaten van vergelijkbare opdrachten. Zo krijgt u een beter beeld van de ervaring en aanpak van de consultant. Vraag bijvoorbeeld welke processen zijn verbeterd, hoeveel tijd dat heeft bespaard of hoe de kwaliteit van rapportages is toegenomen. Met specifieke voorbeelden kunt u beter beoordelen of de consultant past bij uw organisatie en verwachtingen.

Maak afspraken over planning en tarieven.

Maak vooraf duidelijke afspraken over de planning en tarieven met je Exact consultant. Bespreek welke werkzaamheden binnen de opdracht vallen, wanneer belangrijke stappen worden afgerond en hoeveel tijd daarvoor nodig is. Vraag ook hoe het tarief wordt berekend en of bijkomende kosten mogelijk zijn. Zo weet iedereen waar die aan toe is en voorkom je verrassingen tijdens het traject.

Begin met een duidelijk afgebakend project.

Begin met een duidelijk afgebakend project wanneer u met een Exact consultant aan de slag gaat. Bepaal vooraf welk proces u wilt verbeteren, wat het gewenste resultaat is en welke onderdelen binnen de opdracht vallen. Zo blijven de verwachtingen helder, kan de consultant gericht adviseren en voorkomt u dat het project onnodig groot of kostbaar wordt.

Zorg voor goede kennisoverdracht aan je team.

Zorg voor goede kennisoverdracht aan je team wanneer je met een Exact consultant werkt. Zo leren medewerkers niet alleen hoe de software werkt, maar ook waarom bepaalde processen op die manier zijn ingericht. Vraag de consultant om duidelijke uitleg, praktische documentatie en training die aansluit op de dagelijkse werkzaamheden. Dat helpt je team om zelfstandig met Exact te werken en maakt het eenvoudiger om de kennis binnen de organisatie te behouden.

Evalueer de samenwerking na elke projectfase.

Evalueer de samenwerking na elke projectfase om tijdig te ontdekken wat goed gaat en waar bijsturing nodig is. Bespreek samen met de Exact consultant of de afspraken, communicatie en resultaten aansluiten bij uw verwachtingen. Zo kunnen eventuele knelpunten vroeg worden opgelost en blijft de volgende fase goed afgestemd op de doelen en werkwijze van uw organisatie.